Bestellingen beheren

categorie / Blog / Magento handleiding

Bestellingen beheren

Het deel Bestellingen beheren introduceert de procedure voor de dagelijkse management taken van uw webshop. In deze sectie gaan we ervan uit dat u het deel Introductie van het beheerderspaneel gelezen heeft.

Bestellingen terminologie

Dit deel beschrijft sommige van de termen die in Magento gebruikt worden om bestellingen te verwerken. Als toevoeging op het aanmaken van bestellingen zijn er een hoop toepassingen in het Magento beheerderspaneel die deel zijn van het proces van bestellingen managen en uitvoeren zoals facturen aanmaken, verzending en credit memos en bestellingen bewerken en annuleren.

Verkoop Bestelling

Als er een bestelling geplaatst wordt via het beheerderspaneel of via de webshop, wordt er een verkoop bestelling gecreëerd om deze transactie te registreren. De verkoop bestelling kan bekeken worden in de lijst met bestellingen door de optie Bestellingen te kiezen in het Verkoop menu van het beheerderspaneel.

Dit is slechts een tijdelijke registratie. De betaling is nog niet afgerond en de bestelling kan nog geannuleerd worden.

Factuur

Een factuur is een registratie van de ontvangst van de betaling van een bestelling.

Notitie: in sommige gevallen wordt de betaling automatisch ontvangen gedurende de aanmak van de factuur.

Als u een factuur aanmaakt voor de bestelling van een product, veranderd de tijdelijke verkoop bestelling in een permanente registratie van de bestelling die niet langer geannuleerd kan worden.

Voor een bestelling kunnen meerdere facturen aangemaakt worden, waarbij ieder van de facturen zoveel of zo weinig van de verkochte producten kan bevatten als u specificeert.

Verzending

Een verzending is een registratie van de producten in een besteling die verzonden zijn. Net als een factuur, kunnen meerdere verzendingen aangemaakt worden voor één bestelling, totdat alle producten in de bestelling verzonden zijn.

Credit Nota

Een credit nota is een registratie van een terugbetaling. Een product kan niet geretourneerd worden totdat er betaald is (dit betekend dat er een factuur gemaakt is). Dit houdt in dat u geen Credit nota kunt maken totdat er een factuur aan gemaakt is.

De Credit nota dient als een registratie van een terugbetaling maar is geen registratie van de teruggave ( dit is het werkelijk terug overdragen aan de klant van de fondsen)

Nieuwe bestellingen aanmaken

Dit deel beschrijft hoe u een bestelling kunt aanmaken met gebruik van het beheerderspaneel voor als een bestelling bijvoorbeeld via de telefoon is aangenomen.

Een nieuwe bestelling aanmaken in het beheerderspaneel

  1. In het Verkopen menu van het beheerderspaneel selecteert u de optie Bestellingen.
  2. Klik op de knop Nieuwe bestelling aanmaken rechts bovenaan de pagina om de volgende pagina weer te geven:
  3. Selecteer een klant of klik op de knop Nieuwe klant aanmakenom de volgende pagina weer te geven:
    Notitie: als u ervoor gekozen heeft om een nieuwe klant aan temaken moet u alle adres informatie invullen.
  4. Klik op de knop Producten toevoegenom de volgende pagina weer te geven:
  1. Selecteer de producten die gekocht moeten worden en klik op de knop Geselecteerde producten aan bestelling toevoegen.
    Tip: als u een van de bestaande klanten geselecteerd heeft ziet u in de linker kolom een lijst met de producten die deze klant in zijn of haar winkelwagen, verlanglijst, recente bestellingen, bekeken of vergeleken lijst heeft staan. Om een van deze producten aan de bestelling toe te voegen, selecteert u het relevante product en klikt u op de knop Wijzigingen Updaten.
  2. Vul alle andere verplichte velden voor de bestelling in zoals verzendingswijze en betaalwijze en de velden die gemarkeerd zijn met een (*)
  3. U kunt veel opties definiëren voor de bestelling zoals het kiezen van eigen prijzen voor producten en het toepassen van kortingscodes.
  4. Nadat u alle verplichte informatie heeft ingevuld klikt u op de knop Bestelling inboeken om de informatie pagina van de bestelling weer te geven.
  5. Om de betaling te bevestiging klikt u op de knop Factuur om een voorbeeld van de factuur aan te maken.
  6. Bekijk de factuur en als alles klopt klikt u op de knop Factuur inboeken onder aan de pagina.
  7. Als u klaar bent om de producten te verzenden, klikt u op de knop Verzend om een verzend document op te stellen.
  8. Indien dit nodig is kunt u een verzendnummer toevoegen dat u ontvangen heeft van de verzend maatschappij door op de knop Verzend nummer toevoegen te klikken. Met dit nummer is het voor klant mogelijk om de bestelling bij te houden met gebruik van de Mijn Account optie die rechts boven op de voorpagina verschijnt.
  9. De verzending herzien. U kunt de kwantiteit die verzonden moet worden veranderen als de bestelling nog maar voor een deel klaar is.
  10. Selecteer de optie Email kopie van verzending, zoals hieronder, om een automatische email naar de klant te sturen om deze op de hoogte te brengen van het feit dat de producten verzonden zijn.
  11. Klik op de knop Verzending inboeken onder aan de pagina.
  12. Klik op knop Terug om terug te keren naar de bestelling pagina waar u eventueel nog extra bestelling kunt aanmaken.

Terugbetaling

U kunt een registratie aanmaken van de retournering van een product van een bestaande bestelling door een Credit Nota op te stellen.

De lijst met teruggaven bekijken

In het Verkoop menu van het beheerderspaneel, selecteert u de optie Credit Nota om de volgende pagina weer te geven:

Een product retourneren van een bestaande bestelling:

Notitie: U kunt alleen  Credit  Nota’s  creëren  voor  bestellingen  waarvoor  een   factuur is aangemaakt. Zonder een factuur zal een bestelling als niet betaald beschouwd worden en dan is er dus geen sprake van terugbetaling.
  1. In het Verkopen menu van het beheerderspaneel selecteert u de optie Bestellingen om de lijst met bestaande bestellingen weer te geven.
  2. Klik op de link Bekijken aan de rechterkant van de rij van elke bestelling om de pagina beklijken van bestelling weer te geven.
  3. Klik rechtsboven op de knop Credit Nota om een credit nota aan te maken.
  4. Scroll omlaag naar het deel Terug te betalen artikelen, zoals u hieronder ziet, en in het veld Aantal te retournerenvan het relevante product, vult u de kwantiteit in van de producten die geretourneerd worden.
  1. Om te specificeren dat dit product ook daadwerkelijk teruggekomen is, vink de Terug naar voorraad optie aan, zoals hieronder weergegeven.
  2. Klik rechtsonder op de knop email kopie credit nota om een automatische email naar de klant te sturen om deze er van op de hoogte te brengen dat de bestelling geretourneerd is. U kunt hier ook het totale teruggaven bedrag aanpassen om te voldoen aan uw bedrijfsregels.
  3. Klik op de knop Terugbetaling onderaan de pagina. Het totaal van de bestelling waarvan dit product geretourneerd is, zal geüpdatet worden.
  4. Klik op de knop Terug om terug te keren naar de bestelling pagina waar u eventueel nog extra bestellingen kunt doen.
    Belangrijk Notitie: Een teruggave in Magento stelt niet een werkelijke terugbetaling in werking. U moet handmatig de betaling terug storten. De credit nota is slechts een registratie die gebruik wordt om de teruggaven bij houden.
Hebben we jouw interesse gewekt?

We vertellen je graag meer over de mogelijkheden onder het genot van een goede kop koffie!

Neem contact op

Hebben we jouw interesse gewekt?We vertellen je graag meer over de mogelijkheden onder het genot van een goede kop koffie!

Jorden van den Beuken account manager
Giwanni Schaap account manager